Нижневартовский район
Официальный сайт администрации
Ханты-Мансийский автономный округ - Югра

Порядок приема граждан

Рассмотрение письменных обращений граждан, поступивших
в администрацию района

2.1. Прием письменных обращений.
Письменные обращения могут быть доставлены лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи, в электронном виде через Интернет-приемную официального веб-сайта администрации района. Форма письменного обращения к должностным лицам администрации района    и форма электронного обращения в Интернет-приемную приведены в приложениях 1, 2 к Положению.
2.1.1. Поступившие в отдел делопроизводства и контроля управления организации деятельности администрации района (далее – отдел делопроизводства и контроля) письменные обращения граждан и документы, связанные            с их рассмотрением, передаются для регистрации в отдел организационной работы и обращений граждан управления организации деятельности администрации района (далее – отдел организационной работы и обращений граждан),      за исключением документов и материалов граждан (исковые заявления, заявления, жалобы, отзывы), направленных в рамках судопроизводства.
2.1.2. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан в адрес Главы администрации района, принимаются в отделе организационной работы и обращений граждан, направленные в адреса заместителей главы администрации района – специалистами службы по обеспечению работы руководства администрации района (далее – служба по обеспечению работы руководства), руководителей структурных подразделений администрации района − специалистами, ответственными за прием обращений в структурных подразделениях администрации района, в том числе при осуществлении личного приема гражданина.
2.1.3. При приеме письменных обращений проверяются правильность адреса доставки обращения, целостность конверта, а после вскрытия конверта – наличие в нем документов.
2.1.4. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в материалах по рассмотрению обращения, если в письме    не содержится просьба о их возврате.
Если гражданин к обращению приложил конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты, то данные конверты используются для отправления ответа гражданину. Неиспользованные чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.
2.1.5. Письменные обращения граждан, текст которых не поддается прочтению, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, рассматриваются согласно действующему законодательству.
Данные обращения регистрируются и хранятся в отделе организационной работы и обращений граждан на протяжении пяти лет, до передачи в архивный отдел администрации района. Обоснованность оставления данных обращений без рассмотрения проверяется заместителем главы администрации района       по управлению делами.
2.1.6. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции администрации района, направляются в орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в сроки, установленные федеральным законодательством, с обязательным уведомлением автора обращения о переадресации.
2.2. Регистрация письменных обращений, поступивших в администрацию района.
2.2.1. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию района, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента      их поступления.
2.2.2. Регистрация письменных обращений производится путем присвоения порядкового номера. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
2.2.3. Поступившие обращения граждан регистрируются в журнале регистрации обращений граждан, в контрольно-регистрационной форме автоматизированной системы «Обращения граждан». На каждое обращение заполняется учетная карточка, в которой указываются:
форма обращения (письмо, на личном приеме граждан);
регистрационный номер обращения, который присваивается в рамках календарного года, и дата поступления;
вид обращения (предложение, заявление, жалоба и др.);
приложения к обращению, количество листов в них;
льготная категория заявителя (кроме коллективных);
социальный состав (студент, служащий, пенсионер, предприниматель и др.);
фамилия, имя, отчество заявителя в именительном падеже;
в случае коллективного обращения регистрируется первый автор письма, если не указан гражданин, в адрес которого заявители просят направить ответ, и ставится отметка «коллективное», также указывается общее количество авторов;
контактный телефон (если указан);
адрес отправителя с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции. Если адрес отсутствует, то делается отметка «без адреса»;
фамилия, имя, отчество должностного лица, которому направлено обращение;
способ доставки сообщения (почтой, лично, курьером);
наименование организаций, должностных лиц вышестоящих органов, организаций, направивших обращение гражданина на рассмотрение в администрацию района, с указанием исходящего номера и даты, если они указаны;
классификация сообщения в зависимости от темы обращения;
краткое содержание – четкое, лаконичное, логически выстроенное изложение сути обращения. При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления письма на рассмотрение;
исполнитель (ответственный исполнитель);
дата исполнения обращения.
2.2.4. Вскрытый конверт, в котором присылается обращение, сохраняется и по окончании решения вопроса подшивается в дело вместе с документами.
2.2.5. Если от одного автора поступило несколько писем (обращений),    но по разным вопросам, в таком случае каждое письмо (обращение) регистрируется отдельно.
2.2.6. Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. В этом случае в карточке обращения в наименовании корреспондента в карточке обращения указывается общее количество подписавших обращение и заявитель, подписавший обращение первым, для направления ответа на его имя, если в обращении не указан получатель ответа.
2.2.7. Специалист отдела организационной работы и обращений граждан прочитывает обращение, проверяет правильность адресования корреспонденции, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику и тип вопросов, проверяет историю обращения гражданина на повторность; при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской.
Проводится сверка указанных в письме и на конверте фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии), почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ заявителю или уведомление о переадресации обращения (при необходимости адрес уточняется).
2.2.8. Если обращение поступило повторно, к поступившему обращению приобщаются копии материалов по предыдущему обращению.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если ранее обращение было рассмотрено и гражданину направлен ответ.
2.2.9. В случае, если в поручении указан сокращенный срок рассмотрения обращения, на карточках обращений указывается срок исполнения (рассмотрения).
2.2.10. Письменные обращения граждан, поступившие на имя заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района, в которых сообщается о нарушениях законных прав      и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение, направляются на регистрацию в течение одного рабочего дня в отдел организационной работы и обращений граждан с целью постановки таких обращений на контроль.
2.2.11. Не подлежат рассмотрению обращения в случаях, предусмотренных статьей 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
2.3. Направление письменных обращений граждан на исполнение ответственным лицам.
В течение суток с момента регистрации письменное обращение вместе      с карточкой обращения направляется тому лицу, на имя которого они поступили. Данным должностным лицом на карточку обращения накладывается резолюция для его исполнения. Специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации района, направляют обращения со всеми материалами ответственным исполнителям для рассмотрения. 
Если по одному обращению определено несколько исполнителей, основным исполнителем считается структурное подразделение администрации района (уполномоченное лицо), указанное первым в резолюции в карточке обращения.
Уведомление гражданину о переадресации обращения направляется специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации района.
2.4. Рассмотрение письменных обращений граждан в структурных подразделениях администрации района.
2.4.1. Ответственный исполнитель – должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости с выездом на место;
в случаях, предусмотренных законодательством, запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в иных государственных органах,органах местного самоуправления, организациях;
обеспечивает подготовку письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
2.4.2. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, а также по информационным системам общего пользования в случае указания такой просьбы в обращении гражданина.
2.4.3. Ответственный исполнитель обязан рассмотреть обращение в срок, не превышающий 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции должностного лица не предусмотрен более короткий срок.
В установленный 30-дневный срок входит время на визирование, рассмотрение обращения по существу, подготовку текста ответа, согласование, подписание и направление ответа гражданину.
2.4.4. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных      в обращении доводов, в том числе с запросом документов и иных материалов    у других органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом администрации района, по поручению которого рассматривается обращение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется ответственным исполнителем письменно.
Ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения и представляет        ее должностному лицу, по поручению которого рассматривается обращение,    не позднее, чем за 5 дней до окончания срока, указанного в карточке обращения. Образец служебной записки приведен в приложении 3 к Положению.
На основании служебной записки должностное лицо, по поручению которого рассматривается обращение, принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен государственным органом власти, исполнитель обязан за 3 дня до окончания срока рассмотрения обращения согласовать продление срока.
2.4.5. Если последний день окончания срока рассмотрения обращения выпадает на нерабочий (праздничный) день, днем окончания срока считается рабочий день перед выходным (праздничным) днем.
2.5. Оформление ответов на письменные обращения граждан.
2.5.1. Ответы на обращения граждан подписывают должностные лица администрации района, которым поручено рассмотрение обращения.
Ответственный исполнитель согласовывает проект ответа на обращение не позднее, чем за 5 дней до даты окончания срока рассмотрения.
В случае, если в резолюции указано несколько структурных подразделений администрации района, ответ на обращение готовит структурное подразделение администрации района, указанное в резолюции первым.
2.5.2. Ответ на коллективное обращение направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан гражданин, в адрес которого заявители просят направить ответ, с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения всех граждан, подписавших обращение.
2.5.3. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в материалах по рассмотрению обращения, если в письме    не содержится просьба о их возврате.
2.5.4. Если на обращение дается промежуточный ответ, в нем указывается срок подготовки окончательного ответа.
2.5.5. После завершения рассмотрения обращения копия ответа и материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются:
в отдел организационной работы и обращений граждан, если обращение поступило в адрес Главы администрации района;
специалистам, ответственным за работу с обращениями граждан, если обращение было направлено в адреса заместителей главы администрации района и руководителей структурных подразделений администрации района.
2.5.6. Обращение считается исполненным, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и автору даны исчерпывающие ответы.
2.5.7. Обращение не считается исполненным, если в ответах сообщается лишь о предполагаемых мерах по решению поставленных в них вопросов. Рассмотрение обращения остается на контроле до достижения результатов по существу вопроса заявителя.
Обращение снимается с контроля:
если вопрос решен положительно;
если дан обоснованный отказ по существу обращения с доводами исполнителя;
если заявителю даны разъяснения по существу вопросов обращения.
2.5.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях администрации района осуществляет специалист, ответственный за работу с обращениями граждан.
2.5.9. Общий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан в администрации района осуществляет специалист отдела организационной работы и обращений граждан.
2.5.10. Информация о работе с обращениями граждан в администрации района ежеквартально рассматривается на аппаратных совещаниях при Главе администрации района.
2.5.11. Документы, не соответствующие требованиям Положения, возвращаются исполнителю для доработки.

Рассмотрение обращений граждан, поступивших в Интернет-приемную официального веб-сайта администрации района

3.1. Раздел «Интернет-приемная» официального веб-сайта администрации района является способом для обращения физических лиц в органы местного самоуправления и к должностным лицам администрации района.
3.2. Обращения, поступившие в администрацию района или должностному лицу через Интернет-приемную официального веб-сайта администрации района, должны содержать обязательно:
наименование органа местного самоуправления района или должностного лица, которому они адресованы;
изложение существа обращения;
фамилию, имя, отчество обратившегося;
почтовый адрес места жительства;
дату отправления письма, по желанию заявителя:
электронный адрес (e-mail);
контактный телефон.
3.3. Обращения граждан, поступившие в Интернет-приемную оформляются на бумажном носителе. Дальнейшее их рассмотрение осуществляется       в том же порядке, что и письменных обращений, предусмотренном настоящим Положением.
3.4. Ответ на обращение, поступившее через Интернет-приемную, направляется автору письменно на почтовый адрес и, по желанию заявителя,        в электронном виде − на адрес электронной почты.

Рассмотрение обращений граждан, поступивших
в ходе личных приемов должностных лиц администрации района

4.1. Личный прием граждан в администрации района проводят Глава администрации района, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района по предварительной записи в рамках утвержденного графика (приложение 4 к Положению).
Наличие утвержденного графика личного приема граждан не исключает проведения дополнительных приемов.
4.2. Если должностное лицо по уважительным причинам (командировка, временная нетрудоспособность, отпуск и др.) не может принять гражданина      в момент его обращения, прием переносится на ближайший день приема с обязательным уведомлением граж­данина.
4.3. Запись на прием осуществляется при соблюдении следующих усло­вий:
вопрос относится к компетенции должностного лица;
в результате получения заявителем отрицательного ответа на обращение  в соответствующем структурном подразделении администрации района.
4.4. Запись на прием по личным вопросам осуществляют к:
Главе администрации района:
юридических лиц – специалист приемной Главы администрации района,
физических лиц – специалист отдела организационной работы и обращений граждан;
заместителям главы администрации района – специалисты службы         по обеспечению работы руководства;
руководителям структурных подразделений администрации района − лица, ответственные за работу с обращениями граждан в структурном подразделении.
4.5. Во время записи устанавливается повторность устного или письменного обращения гражданина.
4.6. В ходе организации личного приема должностных лиц администрации района осуществляются:
оказание консультативной помощи;
документальное обеспечение личного приема граждан, которое включает в себя: регистрацию устных обращений (составление карточки личного приема), внесение информации о результатах рассмотрения обращения в электронную базу данных;
контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших во время личного приема граждан, и исполнением поручений, данных в ходе личного приема;
направление информации о личном приеме граждан в отдел организационной работы и обращений граждан.
4.7. Устные обращения граждан подлежат регистрации путем составления карточки личного приема.
Должностное лицо администрации района, проводящее прием, рассмотрев пред­ставленные материалы, заносит информацию в карточку приема         по графам: «характер вопроса»,  «краткое  содержание вопроса» обраще­ния.
Форма карточки личного (выездного) приема приведена в приложении 5   к Положению.
4.8. В случае, если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись  в карточке личного приема граждан. В остальных случаях обращение ставится на контроль и его дальнейшее рассмотрение осуществляется в соответствии       с настоящим Положением.
4.9. По окончании личного приема должностное лицо администрации района доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения     на рассмотрение и принятии мер по обращению.
4.10. В случае, если в обращении поставлены вопросы, решение которых        не входит в компетенцию должностного лица, гражданину дается разъяснение, к кому и в каком порядке он может обратиться.
4.11. Если гражданин, пришедший на личный прием, неоднократно обращался в администрацию района с одними и теми же вопросами, на которые ему уже давались ответы по существу, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел, то должностное лицо, проводящее прием, вправе отказать гражданину в дальнейшем рассмотрении его обращения.
4.12. Об отказе гражданину в дальнейшем рассмотрении поставленных им вопросов в карточке личного приема делается соответствующая запись.
4.13. Решение об окончании рассмотрения устного обращения принимает должностное лицо, проводившее личный прием.
4.14. Рассмотрение устного обращения гражданина считается завершенным, когда гражданину дан устный (по его согласию) или  направлен письменный ответ с результатами рассмотрения обращения.
4.15. По результатам приема карточка личного приема с резолюцией должностного лица, проводившего личный прием, и пакет документов по обращению должны быть переданы исполнителю в течение 1 суток.
4.16. Контроль за ходом рассмотрения обращений граждан, поступивших во время личного приема, осуществляет специалист, ответственный за работу    с обращениями граждан.
4.17. Ответ за подписью должностного лица, проводившего личный прием, направляется ответственным исполнителем заявителю, копия ответа со всем пакетом документов оформляется в дело и хранится в текущем архиве структурного подразделения администрации района в течение трех лет, а затем передается в архивный отдел администрации района согласно номенклатуре дел.
4.18. Письменное обращение в адрес Главы администрации района, принятое в ходе личного приема граждан, передается для регистрации в отдел организационной работы и обращений граждан, в адрес иных должностных лиц администрации района – специалистам, ответственным за работу с обращениями граждан в соответствующих структурных подразделениях администрации района, и рассматривается в соответствии с настоящим Положением.

Рассмотрение обращений граждан, поступивших в ходе выездных
приемов должностных лиц администрации района

5.1. Выездной прием граждан в администрации района проводят Глава администрации района, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района по предварительной записи в рамках рабочих поездок в населенные пункты района, не менее 1 раза     в квартал.
5.2. Глава администрации района проводит прием граждан в соответствии с графиком проведения выездных рабочих поездок в городские и сельские поселения района. Накануне выездной рабочей поездки Главы администрации района глава городского или сельского поселения, в котором будет проходить прием, представляет специалисту отдела организационной работы и обращений граждан список граждан, записавшихся на личный прием к Главе администрации вопроса, с указанием адреса проживания, телефона, социального положения, льготной категории, места работы, категории и содержания вопроса, обсуждение которого предполагается в ходе приема. Специалист отдела организационной работы и обращений граждан на основе полученной информации заполняет карточки выездного приема и представляет их Главе администрации района.
5.3. Заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района согласовывают с главами городских и сельских поселений района, главой администрации городского поселения Излучинск дату, место и время приема граждан должностным лицом, не менее чем за неделю до выездного приема, и извещают об этом заместителя главы администрации района по управлению делами и население, в том числе путем размещения информации в средствах массовой информации (в районной газете «Новости Приобья», на официальном веб-сайте администрации района, на телевидении).
5.4. Если запланированный по графику выездной прием должностного лица не может быть проведен в указанный в графике срок, то измененная дата выездного приема должностного лица согласовывается с главой городского или сельского поселения, главой администрации городского поселения Излучинск, о вновь назначенной дате приема уведомляется заместитель главы администрации района по управлению делами и население, в том числе путем размещения информации в средствах массовой информации (в районной газете «Новости Приобья», на официальном веб-сайте администрации района, на телевидении).
5.5. Предварительная запись на выездной прием должностного лица производится специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан. Специалист организует предварительное изучение информации по вопросам граждан, записавшихся на прием, и сбор документов по поставленным вопросам.
5.6. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность.
5.7. Карточку выездного приема граждан:
Главой администрации района оформляет специалист отдела организационной работы и обращений граждан;
заместителем главы администрации района, руководителем структурного подразделения администрации района – специалист, ответственный за работу   с обращениями граждан.
Заполнение карточки приема осуществляется должностным лицом администрации района, проводящим прием.
Форма карточки личного (выездного) приема приведена в приложении 5   к Положению.
5.8. По итогам приема должностное лицо администрации района, накладывает резолюцию на карточку обращения, в соответствии с которой обращение считается:
снятым с контроля, в случае если вопрос решен положительно, гражданину дан обоснованные отказ или разъяснение на все поставленные заявителем вопросы в ходе приема;
направленным на исполнение, в случае если направлено на дальнейшее рассмотрение.
5.9. Карточка личного приема и пакет прилагаемых документов должны быть переданы исполнителю в течение 1 рабочего дня, следующего за датой приема.
5.10. Письменное обращение в адрес Главы администрации района, принятое в ходе выездного приема граждан, передается для регистрации в отдел организационной работы и обращений граждан, в адрес иных должностных лиц администрации района – специалистам, ответственным за работу с обращениями граждан в соответствующих структурных подразделениях администрации района, и рассматривается в соответствии с настоящим Положением.